gelungene Kommunikation im Büro

kommunikation-im-buero_blogWie du mit diesen 5 Tipps zu einer gelungenen Kommunikation im Büro beiträgst

Montagmorgen, 8 Uhr, gerade im Büro angekommen, die Tasche auf den Stuhl gelegt, die Jacke an den Haken gehängt, da passiert es.

Völlig unverhofft und doch erwartet – deine Kollegin hat deine Ankunft bemerkt. Im selben Augenblick treffen sich eure Blicke. Du formst deine Lippen gerade zu einem „Guten Morgen“, da erreicht dich ihr Redeschwall. Der Damm ist gebrochen und du hast verloren.

Typisch Büro, oder wie?

Deine nett gemeinten Worte bleiben dir kantig im Halse stecken und deine Ohren können all die gesagten Worte noch gar nicht erfassen. Du rechnest dir keine Chance aus, auch nur ansatzweise zu ihr durchzudringen und somit ergibst du dich ihren Ergüssen.

Du erfährst Dinge von ihrem Mann, die du nie hören wolltest. Du hörst den neusten Klatsch und Tratsch aus der Firma, der dich überhaupt nicht interessiert. Du kannst ihr Wochenende haarklein nachspielen, eine Erfahrung auf die du gerne verzichten hättest.

Und während sie redet und du dir deinen Kaffee kochst, dein Arbeitsplatz vorbereitest und dein Rechner hochfahren lässt, begleiten dich deine Gedanken: „Warum redet sie mit mir? Jeden Montag das Gleiche.

Merkt sie denn gar nicht, dass mich das alles überhaupt nicht interessiert? Ich könnte ihr ja sagen, dass ich keine Zeit habe um mit ihr zu reden.

Allerdings könnte sie das persönlich nehmen und dann gar nicht mehr mit mir reden?“ Das Gedankenkarussell ist in Bewegung. Statt zu Handeln hören wir unseren Gedanken zu und wirken wie gelähmt.

Gegen Mittag wird dir der neue Praktikant vorgestellt und dir auch gleich zugeteilt. Während du gedanklich dabei bist, die Einarbeitung vorzubereiten, sitzt er auf deinem Platz und hat dir das DU angeboten.

Dein Chef möchte der Situation Ausdruck verleihen und zeigt dir seine Unterstützung, indem er seine Arme um deine Schultern legt und dich herzt. Das alles natürlich ungefragt.

Mittlerweile ist dein Puls erhöht und deine Bereitschaft, positive Dinge für die Firma zu tun, gesunken.

Als du am Nachmittag Kopien von einer Kollegin benötigst, bittest du sie nicht darum sondern verlangst diese – und zwar sofort. Als die Kopien mit einem Riesenknall auf deinem Schreibtisch landen und deine Kollegin dich keines Blickes würdigt, verstehst du die Welt nicht mehr.

Du fühlst dich von deiner Meinung zu deiner Firma mal wieder bestätigt. „Die Kollegen wissen sich nicht zu benehmen. Dein Chef ist ein Grapscher und Praktikanten arrogant.“ Am liebsten würdest du jetzt laut schreiend aus dem Büro rennen wollen, tust du aber nicht.

Stattdessen räumst du leise und still deinen Platz und machst pünktlich Feierabend. Das Getuschel beim Rausgehen ist wie immer zu hören. Dass du jetzt zur Kita hetzen musst, weil diese täglich um 16:30 Uhr schließt, davon ahnen deine Kollegen nichts.

Wie kann es anders gehen?

Den Großteil unserer Zeit verbringen wir auf der Arbeit. Unsere Kollegen, Mitarbeiter und Chefs gehören dazu. Mit ihnen tauschen wir uns aus. Wir reden über Informationen zur Arbeit, geben Arbeitsanweisungen oder Einweisungen. Ab und zu plauschen wir auch über private Dinge.

Das ist menschlich, denn schließlich verbinden solche Geschichte. Sie schaffen Nähe und Verbundenheit. Gleichzeitig geben sie Kraft für die Arbeit. Viele verschiedene Gespräche werden geführt und jedes ist anders.

Trotzdem ist es hilfreich für eine gute Kommunikation bestimmter Regeln zu kennen und einzuhalten. Eine gut funktionierende Kommunikation im Büro beutet Arbeit, genau wieder jede andere Art von Kommunikation.

Nichts passiert von allein. Alle müssen an einem Strang ziehen. Wenn das nicht klappt, kann einer ein Vorbild sein. Ein Vorreiter, der den Anderen zeigt wie es gehen kann.

In gemeinsamen Teamsitzungen können Kommunikationsregeln festgelegt werden. Gerade bei beruflichen Gesprächen kann das sehr unterstützend sein.

Kommunikationsregeln können sein:

– Gegenseitiges ausreden lassen

– Störungsfreie Gesprächszeit ( Telefon und E-Mail aus)

In diesen Runden können ebenso Verhaltensregel besprochen werden:

– Du oder Sie als Anrede

– private Plauschs nur in den Pausen und im Pausenraum

Meine 5 Tipps für eine gelungene Kommunikation im Büro

1. Du oder Sie

Damit die Arbeit Freude macht, hilft eine angenehme Atmosphäre im Büro. Ein freundliches Wort hier und ein kleiner Plausch dort. Die Anrede trifft jeder für sich. Das bedeutet, nicht jeder möchte von seinen Kollegen geduzt werden. Andere empfinden ein Sie als unpersönlich. Jeder von uns hat da seine Vorliebe und die sollte akzeptiert werden. Wenn du unsicher bist: Frag nach! Wie möchte der Kollege angesprochen werden? So entstehen erst keine Unstimmigkeiten.

2. Bitte und Danke

Zwei kleine Worte mit einer großen Wirkung.

3. Sprich in der Ich – Form

Wenn du auf Arbeit etwas erzählen oder sagen möchtest: Sprich in der Ich – Form. Somit bleibst du immer bei dir und deinen Interessen / Wünschen. Konflikte können auf diese Art und Weise vermieden werden. Du zeigst deinem Gesprächspartner, dass du für dein Tun Verantwortung übernimmst.

4. Wahre die richtige Distanz

Die Nähe oder auch der Abstand ist ein Faktor, der die Kommunikation beeinflusst und deshalb
immer beachtet werden sollte. Jeder von uns hat seine persönliche Distanz. Dies entspricht einer Entfernung von 0,50 – 1,50 m. Menschen die wir mögen, Kollegen die wir gut leiden können oder Personen mit denen wir uns gleich verbunden fühlen, dürfen so nah an uns ran. Wir fühlen uns wohl in deren Gegenwart. Werden hier Grenzen überschritten, beeinflusst das deine Kommunikation. Du fühlst dich unwohl, unsicher und bist mit deiner Aufmerksamkeit woanders. Deshalb: Achte auf die richtige Distanz! Sage: STOP! bei zuviel Nähe oder ungefragten Umarmungen. Ebenso achte die Grenzen deines Gesprächspartners.

5. Mach dich sichtbar

Damit meine ich jetzt nicht, dass du knallbunte Klamotte tragen und jedes Detail aus deinem Leben mitteilen sollst. Aber: Erzählen wir gar nichts von uns, wirken wir unnahbar und eventuell arrogant.

Erzählen wir zu viel, wirken wir vielleicht zu naiv und stehen als Tratschtante da. Ein gesundes Mittelmaß wäre hier meine Idee. Wenn du pünktlich Feierabend machen musst, um rechtzeitig an der Kita zu sein – dann erzähle es. Das macht dich menschlich und zeigt dich als fürsorgliche Mutter.

Hattest du am Wochenende ein tolles Erlebnis, dann erzähle es beim Morgenkaffee – das verbindet und gibt den anderen vielleicht Kraft und Mut für den Tag. Jeder entscheidet selber, wie viel er preisgeben möchte und nicht die neugierigen Fragen der Kollegen.

Ich wünsche dir viel Freude beim Entdecken, Ausprobieren und Erleben. Für kleine Hilfestellungen in der Umsetzung kannst du dich jederzeit an mich wenden. Sowohl per E-Mail als auch persönlich bin ich als Unterstützung für dich da.


Über den Autor:  Jana Ludolf

jana ludolf Kopie II„Die Sprache ist die Kleidung der Gedanken.“
Dieses Zitat von Samuel Johnson begleitet mich seit vielen Jahren und sagt genau das aus, was ich mit meiner Arbeit als Kommunikationstrainer & psychologische Beraterin erreichen möchte: Menschen unterstützen ihre Kommunikation zu fördern, zu verbessern und zu stärken.
Können Menschen ihre Gedanken ausdrücken, ihre Bedürfnisse klar benennen und ihren Wünschen Ausdruck verleihen – dann besteht die Chance auf ein entspannteres Leben.
Ich arbeite seit meinem 18. Lebensjahr mit Menschen zusammen und ich habe erlebt wie sich eine gestörte Kommunikation negativ auf das eigene Leben auswirken kann. Konflikte, Streit und ungelebte Träume führen zu verhärteten Fronten und dann ist eine mögliche Lösung in weiter Ferne.
Mit einer gemeinsamen Reise schaffen wir es, dass du dich gehört fühlst, dein Bedürfnisse und Wünsche klar benennen kannst und auch in schwierigen Gesprächen gut vorbereitet bist.
Bildquelle (Titelbild): www.pixabay.com
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4 Kommentare


  1. Und was mache ich jetzt mit der Kollegin, die mir mehrfach am Tag das Ohr ablabert? Ich quatsche auch ab und zu mal gerne, aber meine Kollegin merkt nicht, dass sie allen mit ihrem Tratsch und ihren persönlichen Problemen auf die Nerven geht.
    Hast Du einen Tipp, wie ich es ihr „schonend“ beibringen kann, dass es nervt. Ich will ihr nicht auf den Schlips treten, denn sie nimmt vieles zu persönlich. Und da wir direkt zusammenarbeiten, muss auch das Betriebsklima gewahrt bleiben.
    LG Dani

    Antworten

    1. Guten Morgen Dani,

      vielen Dank für deine Frage. Deine Kollegin scheint ein hohes Mitteilungsbedürfnis zu haben 😉 Du hast mehrere Möglichkeiten:

      1. Du sprichst sie in einem geschützten Rahmen darauf an. Das bedeutet, Du nimmst dir Zeit, um mit ihr ungestört zu reden. Hilfreich ist hierbei ein neutraler Ort und ohne weitere Beteiligte. In diesem Rahmen teilst du ihr deine Wahrnehmung mit. Die Anwendung einer klaren Ich – Botschaft + Bitte. Beispiel: Ich quatsche gerne mit dir, auch über persönliche Dinge. Im Arbeitsalltag ist dies allerdings störend für mich, da ich mich nicht konzentrieren (….) kann. Ich bitte dich, die persönlichen Gespräche, auf die Pause zu verlegen.

      2. In der Teamsitzung werde Kommunikationsregeln aufgestellt. Beispiel: Persönliche Gespräche nur in den Pausen, kein Getratsche aus der Firma …. Das klingt dann zwar wie in der Schule, allerdings haben alle die selben Regeln. Wenn dann deine Kollegin einfach los quatscht kannst du dich auf die Vereinbarung beziehen.

      Bitte nicht:
      – deine Kollegin in Gegenwart der Anderen ansprechen – dass ist für sie sehr unangenehm
      – aus der eigenen Rage heraus agieren – dass führt meistens zu unsachlichen Diskussionen

      Mit sonnigen Grüßen
      Jana

      Antworten

  2. Ich hab neulich einen Artikel darüber gelesen, wie man nervigen Kollegen beibringt, dass sie die eigenen Grenzen respektieren 🙂 DArum ging es in diesem ARtikel hier leider nur am Rande. Aber ich fand die Tipps trotzdem sehr nett!

    Antworten

    1. Freut mich, dass dir Janas Gastbeitrag gefallen hat. 🙂 Es gibt unzählig viele Bücher, die das Thema behandeln. Und immer noch ist nicht alles darüber gesagt. Es ist daher gar nicht so einfach, in einem Artikel alle Gesichtspunkte unterzubringen.

      Aber gute Idee, um mal in einem meiner nächsten Artikel darauf einzugehen. 🙂

      Antworten

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